Отдел по работе с документами

 

1. Общие положения

 

1.1. 

Отдел по работе с документами Министерства транспорта, связи и высоких технологий Азербайджанской Республики (далее – отдел) является структурным подразделением, обеспечивающим деятельность аппарата Министерства транспорта, связи и высоких технологий Азербайджанской Республики (далее ­– Министерство) в области делопроизводства, документооборота, организации и регулирования архивного дела, рассмотрения обращений граждан.

 

1.2.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Азербайджанской Республики, Законом «О государственной службе» и другими законами Азербайджанской Республики, указами и распоряжениями Президента Азербайджанской Республики, решениями и распоряжениями Кабинета Министров Азербайджанской Республики, «Положением о Министерстве транспорта, связи и высоких технологий Азербайджанской Республики», другими законодательными актами, приказами и распоряжениями (далее – организационно-распорядительные документы) министра транспорта, связи и высоких технологий (далее – министр), решениями коллегии Министерства и настоящим Положением.

 

1.3.

Отдел при выполнении своих обязанностей и осуществление прав, действует во взаимосвязи со структурными подразделениями аппарата и структурами Министерства, органами центральной и местной исполнительной власти, местного самоуправления, международными и неправительственными организациями, а также действующими в области юридическими и физическими лицами.

 

 

2. Направления деятельности Отдела

 

2.0.

Направления деятельности отдела следующие:

 

2.0.1.

обеспечивает осуществление в Министерстве деятельности в области делопроизводства, электронного документооборота, организации и усовершенствования архивного дела, рассмотрения обращений граждан;

 

2.0.2. 

осуществляет оперативную и методическую помощь структурным подразделениям аппарата и структурам Министерства в этой области;

 

2.0.3.

осуществляет деятельность по другим направлениям, определенным в законодательстве.

 

 

3. Обязанности Отдела

 

3.0.

Отдел в соответствии с определенными настоящим Положением направлениями деятельности выполняет следующие обязанности:

 

3.0.1.

осуществлять организационное, оперативно-методическое руководство и текущий надзор за соблюдением требований существующих правил ведения делопроизводства, документооборота в структурных подразделениях аппарата и структурах Министерства;

 

3.0.2.

готовить или участвовать в подготовке проектов организационно-распорядительных документов в областях делопроизводства, документооборота, архивного дела;

 

3.0.3

принимать и регистрировать поступившие в Министерство документы, обеспечивать изготовление учетно-контрольных карточек, увеличение копий документов и доставку их по назначению;

 

3.0.4.

обеспечивать принятие соответствующей исполнительной структурой документов, поступивших в Министерство, контроль над ведением записей в учетно-контрольных карточках о ходе и результате исполнения, направлять исходящие документы по назначению;

 

3.0.5.

организовывать в Министерстве быстрый и своевременный оборот документов, работу с документами, текущий контроль в рамках своих полномочий за своевременным исполнением документов и сдачу их в архив в установленном порядке;

 

3.0.6.

осуществлять контроль над выполнением структурными подразделениями, организациями, входящими в структуру Министерства и подчиненными Министерству, поручений, возложенных на Министерство в нормативно-правовых актах, обеспечивать сдачу отчетов;

 

3.0.7.

принимать исполненные документы от структурных подразделений аппарата и структур Министерства, обеспечивать снятие их с исполнения, отправление по назначению, классификацию исходящих документов и ведение отчетности;

 

3.0.8.

организовывать создание поисковых систем по документам и пользование этими системами ответственных за делопроизводство лиц в структурных подразделениях аппарата и структурах Министерства;

 

3.0.9.

осуществлять текущий контроль над своевременным выполнением поручений, данных министром, относительно срочных, особого значения документов, включая предложения, заявления и жалобы граждан;

 

3.0.10. 

координировать деятельность в связи с делопроизводством, документооборотом, рассмотрением обращений в структурных подразделениях аппарата и структурах Министерства, вести работу по обучению и информированию в соответствии с направлениями деятельности с ответственными за делопроизводство лицами в структурных подразделениях аппарата и структурах Министерства;

 

3.0.11.

проверять составление исходящих из Министерства документов в требуемых форме и порядке, точность указанных адресов и других сведений, полный и правильный сбор виз, при выявлении ошибок возвращать документ в структурные подразделения аппарата и структуры Министерства с указанием причин;

 

3.0.12.

принимать участие в определении списка ответственных за делопроизводство лиц в структурных подразделениях аппарата и структурах Министерства, внесении изменений в эти списки, вносить предложения относительно условных шифров структурных подразделений аппарата и структур Министерства и руководящих лиц;

 

3.0.13.

передавать исполнителю документы, возвращенные назад, не дойдя до адресата, для обеспечения их доставки по назначению;

 

3.0.14.

вносить предложения в связи с формированием состава и совершенствованием деятельности Центральной экспертной комиссии в Министерстве;

 

3.0.15.

в целях правильного формирования папок документов, обеспечения быстрого поиска документов, систематизации, учета и определения сроков их хранения, сдачи их в будущем в архив на должном уровне составлять общий список номенклатуры дел, возникших в результате деятельности Министерства, а также всех полученных извне документов;

 

3.0.16.

проверять правильность составления, наличие требуемых виз и приложений по проектам приказов, до представления их на подпись министру, регистрировать, хранить подписанные приказы и обеспечивать их доставку в соответствии с перечнем отправки;

 

3.0.17.

обеспечивать рассмотрение в соответствии с законодательством обращений и запросов по направлениям деятельности, поступивших от граждан, государственных органов, учреждений, предприятий и организаций;

 

3.0.18.

обеспечивать защиту служебных сведений, государственной и коммерческой тайны в соответствии с законодательством;

 

3.0.19.

готовить план работы и периодические отчеты о деятельности отдела;

 

3.0.20.

доставлять министру личную корреспонденцию, не вскрывая ее, и, зарегистрировав ее после возвращения, передавать исполнителю;

 

3.0.21.

отсеивать не подлежащие хранению документы, готовить соответствующие акты об их уничтожении;

 

3.0.22.

выполнять другие обязанности, предусмотренные законодательством в соответствии с направлениями деятельности.

 

 

4. Права Отдела

 

4.0.

Отдел для выполнения своих обязанностей обладает следующими правами:

 

4.0.1.

вносить предложения относительно проектов нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных документов, подготовленных структурными подразделениями аппарата Министерства по направлениям деятельности, заверять соответствие подлиннику документов, относящихся к Министерству;

 

4.0.2.

рассматривать обращения, адресованные в Министерство (или руководящим лицам), со стороны граждан, проводить исследования и вносить предложения для обеспечения участия структурных подразделений аппарата Министерства и руководящих лиц в этой области;

 

4.0.3.

адресовать в соответствующем порядке в пределах своих полномочий запросы в структурные подразделения аппарата, структуры Министерства в связи с выполнением определенных настоящим Положением обязанностей и получать от них соответствующие сведения (документы);

 

4.0.4

вносить предложения по ведению делопроизводства, организации архивного дела со стороны структурных подразделений Аппарата и структур Министерства, устранению нарушений требований организационно-распорядительных документов, а также причин и условий, порождающих выполнение не на должном уровне данным им поручений по этим направлениям, возложенных обязанностей и функций;

 

4.0.5.

давать заключения в соответствии с направлениями деятельности, проводить анализы и обобщения, подготавливать аналитические материалы, проводить исследования по соответствующей области, вносить предложения;

 

4.0.6.

подготавливать в соответствии с направлениями деятельности проекты обращений в государственные органы, муниципалитеты, физическим и юридическим лицам;

 

4.0.7.

представлять Министерство перед государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами в пределах своей компетенции в связи с вопросами, отнесенными к сфере его деятельности;

 

4.0.8.

представлять Министерство и участвовать в работе комиссий, рабочих групп, созданных в Министерстве и других государственных структурах, проводимых местных и международных мероприятиях различного уровня по вопросам, отнесенным к его деятельности;

 

4.0.9.

изучать в соответствии с направлениями деятельности опыт других государств и вносить предложения в направлении совершенствования деятельности в этой области;

 

4.0.10.

вносить предложения для подготовки и повышения квалификации специалистов в соответствующей области;

 

4.0.11. 

реализовывать другие права, предусмотренные законодательством в соответствии с направлениями деятельности.

 

 

5. Организация деятельности Отдела

 

5.1.

Структура и численность штатных единиц отдела утверждаются министром.

 

5.2.

Отделом руководит заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности со стороны министра.

 

5.3.

Заведующий отделом несет персональную ответственность за организацию работы отдела, исполнение возложенных на отдел обязанностей и осуществление прав.

 

5.4.

У заведующего отделом есть заместитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности со стороны министра.

 

5.5.

Заместитель заведующего отделом несет персональную ответственность за исполнение возложенных на него заведующим отделом обязанностей и осуществление прав.

 

5.6.

При отсутствии заведующего отделом его полномочия осуществляет в установленном порядке заместитель заведующего отделом.

 

5.7.

Другие сотрудники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности со стороны министра.

 

5.8.

Заведующий отделом:

 

5.8.1.

организует деятельность отдела и руководит ею;

 

5.8.2.

распределяет работу между сотрудниками, находящимися в подчинении, координирует их деятельность, контролирует соблюдение ими трудовой, исполнительной и служебной дисциплины;

 

5.8.3.

подписывает планы работ и другие подобные документы, составленные с целью обеспечения исполнения возложенных на отдел обязанностей, а также осуществляет контроль за своевременным и качественным выполнением предусмотренных в плане работ мероприятий;

 

5.8.4.

определяет вопросы по отделу, подлежащие обсуждению на коллегии Министерства, и представляет руководству Министерства свои предложения об этом, обеспечивает своевременное и на должном уровне выполнение возложенных на отдел задач;

 

5.8.5.

вносит предложения руководству Министерства в связи с поощрением, применением мер дисциплинарного взыскания в отношении сотрудников отдела;

 

5.8.6.

в пределах своих полномочий получает необходимые документы и сведения от структурных подразделений аппарата Министерства, структур для выполнения обязанностей отдела.

 

5.8.7.

организует рассмотрение в предусмотренном законодательством порядке поступивших в отдел писем, заявлений, жалоб и предложений;

 

5.8.8.

обеспечивает ведение делопроизводства и режим секретности в отделе;

 

5.8.9.

изучает поступившие в отдел документы, регистрирует их, представляет на их основании информацию министру или готовит предложения для рассмотрения;

 

5.8.10.

дает представление и заключение министру о наказании нарушителей правил дисциплины и исполнительской дисциплины работников в отделе в соответствии с законодательством;

 

5.8.11.

согласно указанию руководства знакомит работников аппарата Министерства с приказами, распоряжениями и информационными материалами;

 

5.8.12.

получает сведения от структурных подразделений аппарата Министерства, структур об исполнении приказов, решений и документов и проводят расследование на местах;

 

5.8.13. 

регулярно готовит для руководства информацию о ходе исполнения поручений;

 

5.8.14.

представляет отдел.

 

5.9.

Сотрудники отдела несут ответственность за нарушение требований настоящего Положения в порядке, предусмотренном законодательством Азербайджанской Республики.

 

5.10.

Каждый работник отдела в соответствии со своей должностью и полномочиями несет ответственность за защиту известных ему и составляющих государственную или служебную тайну сведений.