Отдел по связям с общественностью и приему граждан

 

1.

Общие положения

 

1.1.

Отдел по связям с общественностью и приему граждан Министерства транспорта, связи и высоких технологий Азербайджанской Республики (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата Министерства транспорта, связи и высоких технологий Азербайджанской Республики (далее – Министерство), осуществляющим организацию и регулирование работ в области налаживания связей со средствами массовой информации (далее – СМИ) и информированию общественности, приема граждан.

 

1.2.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Азербайджанской Республики, Законом «О государственной службе» и другими законами Азербайджанской Республики, указами и распоряжениями Президента Азербайджанской Республики, решениями и распоряжениями Кабинета Министров Азербайджанской Республики, «Положением о Министерстве транспорта, связи и высоких технологий Азербайджанской Республики» и законодательными актами, решениями, приказами и распоряжениями (далее – организационно-распорядительные документы) министра транспорта, связи и высоких технологий (далее – министр), решениями коллегии Министерства и настоящим Положением.

 

1.3.

Отдел при выполнении своих обязанностей и осуществлении прав действует во взаимосвязи со структурными подразделениями аппарата Министерства, входящими в его структуру и подведомственными учреждениями.

 

2.

Направления деятельности отдела

 

2.0.

направления деятельности отдела следующие:

 

2.0.1.

обеспечивает организацию, регулирование и усовершенствование работ в области СМИ и связей с общественностью;

 

2.0.2.

обеспечивает освещения деятельности Министерства в СМИ и принятие необходимых мер в связи с этим;

 

2.0.3.

осуществляет в Министерстве организацию и регулирование работы в сфере приема граждан;

 

2.0.4.

осуществляет организацию и регулирование работы колл-центра Министерства;

 

2.0.5.

обеспечивает развитие соответствующей области;

 

2.0.6.

осуществляет деятельность по другим направлениям, определенным законодательством.

 

3.

Обязанности отдела

 

3.0.

Отдел в соответствии с определенными настоящим Положением направлениями деятельности выполняет следующие обязанности:

 

3.0.1.

организовывать, координировать и осуществлять связи учреждений с общественностью, доводить до общественности соответствующую информацию о проделанной работе Министерства с целью освещения деятельности Министерства в СМИ, обеспечения прозрачности, готовить в связи с этим пресс-релизы, информационные бюллетени, заявления, интервью, выступления и т.д.

 

3.0.2.

прямо или косвенно принимать участие в подготовке проектов законодательных актов, организационно-распорядительных документов в области связей с общественностью;

 

3.0.3.

обеспечивать доведение до общественности информации о соответствующих государственных программах, законодательных актах по направлениям деятельности Министерства и другим интересующим общественность вопросам посредством СМИ и иными способами;

 

3.0.4.

готовить при необходимости с участием учреждений ответы в связи с распространяемой и не соответствующей действительности в СМИ информацией, связанной с деятельностью Министерства, и принимать меры по устранению случаев искажения фактов;

 

3.0.5.

организовывать участие представителей СМИ в мероприятиях Министерства;

 

3.0.6.

организовывать, координировать выступления в СМИ, пресс-конференции, брифинги, встречи с общественностью руководства и других должностных лиц Министерства и обеспечивать участие местных и зарубежных представителей СМИ в проводимых Министерством мероприятиях;

 

3.0.7.

участвовать в процессе подготовки информации для официального сайта Министерства и страниц в социальных сетях и размещать эту информацию на сайтах, осуществлять мониторинг деятельности официальных сайтов соответствующих учреждений Министерства, оказывать практическую и методологическую помощь их деятельности в этой области;

 

3.0.8.

осуществлять практическое и методологическое руководство скоординированной организацией связей учреждений с СМИ и общественностью и ведением работы по информированию общественности;

 

3.0.9.

постоянно вносить предложения по повышению эффективности связей учреждений с СМИ и общественностью, улучшению существующих отношений в этой сфере;

 

3.0.10.

в пределах своих полномочий осуществлять контроль над связями учреждений с общественностью и СМИ, деятельностью печатных органов, учредителями которых они являются или выступают в качестве участника;

 

3.0.11.

обеспечивать проведение ежедневного мониторинга информации в СМИ о деятельности Министерства и информировать об этом руководство Министерства;

 

3.0.12.

участвовать в рассмотрении поступивших в Министерство информационных запросов в установленные законодательством сроки с участием соответствующих учреждений;

 

3.0.13.

организовывать или участвовать в организации в установленном порядке работы по изданию органов периодической печати, рекламы, плакатов, информационных листов, справочников Министерства и подготовке различных мультимедийных средств;

 

3.0.14.

организовывать архив печатных, видео- и фотоматериалов о деятельности Министерства;

 

3.0.15.

организовывать работу по подписке Министерства на печатные и электронные издания органов печати;

 

3.0.16.

участвовать в процессе рассмотрения в соответствии с законодательством поступивших от граждан, СМИ, государственных органов, учреждений, предприятий и организаций обращений и запросов по направлениям деятельности;

 

3.0.17.

проводить регистрацию граждан, приходящих на прием в аппарат Министерства, определять должностное лицо, ответственное за поднятый вопрос, организовывать приема, давать соответствующие разъяснения гражданам при отсутствии оснований для приема, предоставлять соответствующую информацию и объяснения по устным запросам граждан;

 

3.0.18.

составлять проект графика приема граждан высшими должностными лицами Министерства;

 

3.0.19.

участвовать в организационной работе личного приема граждан (в том числе, в приемах в городах и районах, а также в режиме видеоконференцсвязи) руководящими должностными лицами Министерства;

 

3.0.20.

в пределах своих полномочий осуществлять контроль над приемом граждан в соответствии с графиком регистрации структурными подразделениями Аппарата Министерства;

 

3.0.21.

вносить предложения руководству отдела по регулярному разбирательству состояния рассмотрения обращений граждан и устранению причин, которые приводят к повторной подаче заявлений и жалоб на нарушение их интересов, охраняемых законом;

 

3.0.22.

разработать проект правил приема граждан в аппарате Министерства, вносить предложения по усовершенствованию этих правил;

 

3.0.23.

осуществлять практическое и методическое руководство по приему граждан в учреждениях Министерства, получать необходимую информацию об этом и вносить предложения по улучшению этой работы;

 

3.0.24.

организовывать работу по регистрации обращений граждан, поступивших в колл-центр Министерства, и отправке для рассмотрения по назначению, их анализу, предоставлять ответы на обращения запросного характера;

 

3.0.25.

готовить и предоставлять руководству Министерства полугодовые и годовые аналитические справки на основе материалов для анализа и обобщения приема граждан;

 

3.0.26.

выдвигать предложения руководству Министерства в соответствии с направлениями деятельности по плану работы отдела, проектам периодических отчетов о проделанной работе и вопросам, подлежащим обсуждению на коллегии Министерства;

 

3.0.27.

в рамках своих полномочий обеспечивать осуществление концепции развития Министерства (стратегического плана);

 

3.0.28.

обеспечивать защиту в соответствии с законодательством служебной информации, государственной и коммерческой тайны в процессе деятельности сотрудников отдела;

 

3.0.29.

готовить периодический рабочий план, отчеты о деятельности отдела;

 

3.0.30.

выполнять другие обязанности, предусмотренные законодательством в соответствии с направлениями деятельности.

 

4.

Права отдела

 

4.0.

Для выполнения своих обязанностей отдел обладает следующими правами:

 

4.0.1.

вносить предложения относительно проектов нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных документов, подготовленных структурными подразделениями аппарата Министерства по направлениям деятельности;

 

4.0.2.

вносить предложения для рассмотрения обращений граждан, адресованных министерству (или независимым должностным лицам министерства) и порученных отделу для исполнения, проведения расследований и участия структурных подразделений аппарата и независимых должностных лиц министерства в этой области;

 

4.0.3.

в пределах своих полномочий адресовать в учреждения запросы и получать от них соответствующие сведения (документы) в связи с исполнением определенных настоящим Положением обязанностей;

 

4.0.4.

вносить предложения по устранению причин и условий, вызванных ненадлежащим исполнением обязанностей и функций в области связей с общественностью и приема граждан структурными подразделениями аппарата и учреждениями Министерства;

 

4.0.5.

давать заключения в соответствии с направлениями деятельности, проводить анализ и обобщения, разрабатывать аналитические материалы, проводить исследования в соответствующей сфере, вносить предложения;

 

4.0.6.

готовить проекты обращений в соответствии с направлениями деятельности в государственные органы, муниципалитеты, к физическим и юридическим лицам;

 

4.0.7.

представлять Министерство перед государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами в пределах своей компетенции в связи с вопросами, отнесенными к сфере его деятельности;

 

4.0.8.

представлять Министерство и участвовать в работе комиссий, рабочих групп, созданных в Министерстве и других государственных структурах, проводимых местных и международных мероприятиях различного уровня по вопросам, отнесенным к его деятельности;

 

4.0.9.

изучать в соответствии с направлениями деятельности опыт других государств и вносить предложения в направлении совершенствования деятельности в этой области;

 

4.0.10.

вносить предложения для подготовки и повышения квалификации специалистов в соответствующей области;

 

4.0.11. 

осуществлять другие права, предусмотренные законодательством в соответствии с направлениями деятельности.

 

5.

Организация деятельности Отдела

 

5.1.

Структура и численность штатных единиц отдела утверждаются министром.

 

5.2.

В структуру отдела входит сектор по связям с общественностью.

 

5.3.

Отделом руководит заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности со стороны министра.

 

5.4.

Заведующий отделом несет персональную ответственность за организацию работы отдела, исполнение возложенных на отдел обязанностей и осуществление прав.

 

5.5.

В отделе есть заведующий сектором, назначаемый на должность и освобождаемый от должности со стороны министра.

 

5.6.

Заведующий сектором несет персональную ответственность за исполнение возложенных на него заведующим отделом обязанностей и осуществление прав.

 

5.7.

При отсутствии заведующего отделом его полномочия осуществляет в установленном порядке заведующий сектором.

 

5.8.

Другие сотрудники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности со стороны министра.

 

5.9.

Заведующий отделом:

 

5.9.1.

организует деятельность отдела и руководит ею;

 

5.9.2.

распределяет работу между сотрудниками, находящимися в подчинении, координирует их деятельность, контролирует соблюдение ими трудовой, исполнительной и служебной дисциплины;

 

5.9.3.

подписывает планы работ и другие подобные документы, составленные с целью обеспечения исполнения возложенных на отдел обязанностей, а также осуществляет контроль над своевременным и качественным выполнением предусмотренных в плане работ мероприятий;

 

5.9.4.

определяет вопросы по отделу, подлежащие обсуждению на коллегии Министерства, и представляет руководству Министерства свои предложения об этом, обеспечивает своевременное и на должном уровне выполнение со стороны Отдела обязанностей, указанных в пункте 1.2 настоящего Положения;

 

5.9.5.

вносит предложения руководству Министерства в связи с поощрением, применением мер дисциплинарного взыскания;

 

5.9.6.

получает в пределах своих полномочий необходимые документы и сведения от структурных подразделений и учреждений Министерства для выполнения обязанностей отдела;

 

5.9.7.

организует рассмотрение в предусмотренном законодательством порядке поступивших писем, заявлений, жалоб и предложений;

 

5.9.8.

обеспечивает ведение делопроизводства и режим секретности в отделе;

 

5.9.9.

изучает поступившие в отдел документы, регистрирует их, представляет на их основании информацию министру или готовит предложения для рассмотрения;

 

5.9.10.

представляет отдел.

 

5.10.

Сотрудники отдела в предусмотренном законодательством Азербайджанской Республики порядке несут соответствующую ответственность за нарушение требований настоящего Положения.

 

5.11.

Каждый работник отдела в соответствии со своей должностью и полномочиями несет ответственность за защиту известных ему и составляющих государственную или служебную тайну сведений.