Sənədlərlə iş şöbəsi

 

1.

Ümumi müddəalar

 

1.1.

Azərbaycan Respublikası Nəqliyyat, Rabitə və Yüksək Texnologiyalar Nazirliyinin Sənədlərlə iş şöbəsi (bundan sonra – şöbə) Azərbaycan Respublikası Nəqliyyat, Rabitə və Yüksək Texnologiyalar Nazirliyi (bundan sonra – Nazirlik) aparatının kargüzarlıq, sənəd dövriyyəsi, arxiv işlərinin təşkili və tənzimlənməsi, vətəndaş müraciətlərinə baxılması sahəsində fəaliyyətini təmin edən struktur bölməsidir.

 

1.2.

Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, Azərbaycan Respublikasının "Dövlət qulluğu haqqında" Qanununu və digər qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, "Azərbaycan Respublikasının Nəqliyyat, Rabitə və Yüksək Texnologiyalar Nazirliyi haqqında Əsasnamə"ni, digər qanunvericilik aktlarını, nəqliyyat, rabitə və yüksək texnologiyalar nazirinin (bundan sonra – nazir) qərar, əmr və sərəncamlarını (bundan sonra – təşkilati-sərəncamverici sənədlər), Nazirliyin kollegiya qərarlarını və bu Əsasnaməni rəhbər tutur.

 

1.3.

Şöbə öz vəzifələrini yerinə yetirərkən və hüquqlarını həyata keçirərkən Nazirliyin aparatının struktur bölmələri, qurumları, mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti, yerli özünüidarəetmə orqanları, beynəlxalq və qeyri-hökumət təşkilatları, eləcə də sahə üzrə fəaliyyət göstərən hüquqi və fiziki şəxslər ilə qarşılıqlı əlaqədə fəaliyyət göstərir.

 

2.

Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri

 

2.0.

Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri aşağıdakılardır:

 

2.0.1.

Nazirlikdə kargüzarlıq, elektron sənəd dövriyyəsi, arxiv işlərinin təşkili və təkmilləşdirilməsi, vətəndaş müraciətlərinə baxılması sahəsindəki fəaliyyətin həyata keçirilməsini təmin edir;

 

2.0.2.

Nazirliyin aparatının struktur bölmələrinin və qurumlarının bu sahədəki fəaliyyətinə nəzarəti, əməli və metodiki köməkliyi həyata keçirir;

 

2.0.3.

qanunvericilikdə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.

 

3.

Şöbənin vəzifələri

 

3.0.

Şöbə bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirir:

 

3.0.1.

Nazirliyin aparatının struktur bölmələrində və qurumlarında kargüzarlığın, sənəd dövriyyəsinin aparılmasında mövcud qaydaların tələblərinə riayət edilməsinə təşkilati, əməli-metodiki rəhbərliyi və cari nəzarəti həyata keçirmək;

 

3.0.2.

kargüzarlıq, sənəd dövriyyəsi, arxiv işi sahələrində təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrini hazırlamaq və ya hazırlanmasında iştirak etmək;

 

3.0.3.

Nazirliyə daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydiyyata alması, qeydiyyat - nəzarət vərəqələrinin hazırlanmasını, sənədlərin surətlərinin çoxaldılmasını və aidiyyəti üzrə çatdırılmasını təmin etmək;

 

3.0.4.

Nazirliyə daxil olan sənədlərin müvafiq icraçı struktur bölmələri tərəfindən təhvil götürülməsini təmin etmək, icranın gedişatı və nəticəsi barədə qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində müvafiq qeydlərin aparılmasına nəzarət etmək, xaric olan sənədləri aidiyyəti üzrə göndərmək;

 

3.0.5.

Nazirlikdə sənədlərin tez və vaxtında dövriyyəsini, sənədlərlə işin təşkilini, səlahiyyətləri çərçivəsində sənədlərin vaxtında icrasına cari nəzarəti və müəyyən olunmuş qaydada arxivə təhvil verilməsini təşkil etmək;

 

3.0.6

normativ hüquqi aktlarda Nazirliyə həvalə olunan tapşırıqları struktur bölmələr, nazirliyin strukturuna daxil və Nazirliyin tabeliyində olan qurumlar tərəfindən icrası vəziyyətinə nəzarəti həyata keçirmək, hesabatların verilməsini təmin etmək;

 

3.0.7.

icra olunmuş sənədləri Nazirliyin aparatının struktur bölmələrindən və qurumlarından qəbul etmək, icradan çıxarılmasını, aidiyyəti üzrə göndərilməsini, xaric olan sənədlərin təsnifləşdirilməsini və hesabatların aparılmasını təmin etmək;

 

3.0.8.

sənədlər üzrə axtarış sistemlərinin qurulmasını və Nazirliyin aparatının struktur bölmələrində, qurumlarında kargüzarlıq üçün məsul olan şəxslərin bu sistemlərdən istifadə etmələrini təşkil etmək;

 

3.0.9.

nazir tərəfindən təcili, xüsusi əhəmiyyətli sənədlər, o cümlədən vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətlərinə dair verilmiş tapşırıqların vaxtında icra olunmasına cari nəzarət etmək;

 

3.0.10.

Nazirliyin aparatının struktur bölmələrində və qurumlarında kargüzarlıq, sənəd dövriyyəsi, müraciətlərə baxılması ilə bağlı fəaliyyəti əlaqələndirmək, Nazirliyin aparatının struktur bölmələrində və qurumlarında kargüzarlıq üçün məsul olan şəxslərlə fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq təlim və məlumatlandırma işləri aparmaq;

 

3.0.11. 

Nazirlikdən xaric olan sənədlərin tələb olunan formada, qaydada tərtib edilməsini, göstərilən ünvanların və digər məlumatların düzgünlüyünü, vizaların tam və düzgün toplanmasını yoxlamaq, müvafiq səhvlər aşkar edildikdə səbəbləri göstərilməklə sənədi Nazirliyin aparatının struktur bölmələrinə və qurumlarına geri qaytarmaq;

 

3.0.12.

Nazirliyin aparatının struktur bölmələrində və qurumlarında kargüzarlıq üçün məsul olan şəxslərin siyahısının müəyyən edilməsində, onların siyahısında dəyişikliklər edilməsində iştirak etmək, Nazirliyin aparatının struktur bölmələrinin və rəhbər şəxslərin şərti şifrələrinə dair təkliflər vermək;

 

3.0.13.

ünvanına çatmadan geri qayıtmış sənədlərin aidiyyəti üzrə çatdırılmasını təmin etmək üçün icraçıya vermək;

 

3.0.14.

Nazirlikdə Mərkəzi Ekspert Komissiyasının tərkibinin formalaşdırılması və fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflər vermək;

 

3.0.15.

sənəd qovluqlarının düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi, uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi, gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə Nazirliyin fəaliyyəti nəticəsində yaranan və kənardan alınan bütün sənədlər daxil edilməklə işlərin ümumi nomenklatur siyahısını tərtib etmək;

 

3.0.16.

əmr layihələrini imzalamaq üçün nazirə təqdim etməzdən əvvəl onun tərtibinin düzgünlüyünü, lazımi vizaların və əlavələrin mövcudluğunu yoxlamaq, imzalanmış əmrləri qeydiyyata almaq, saxlanılmasını və göndərilmə siyahısına əsasən çatdırılmasını təmin etmək;

 

3.0.17.

fəaliyyət istiqamətləri üzrə vətəndaşlardan, dövlət orqanlarından, idarə, müəssisə və təşkilatlardan daxil olan müraciətlərə və sorğulara qanunvericiliyə uyğun olaraq baxılmasını təmin etmək;

 

3.0.18.

qanunvericiliyə uyğun olaraq xidməti məlumatların, dövlət və kommersiya sirrinin qorunmasını təmin etmək;

 

3.0.19.

şöbənin iş planını, fəaliyyəti ilə bağlı hesabatları dövrlər üzrə hazırlamaq;

 

3.0.20.

şəxsi korrespondensiyaları açılmadan nazirə çatdırmaq və qaytarıldıqdan sonra qeydiyyatdan keçirib icraçıya vermək;

 

3.0.21.

saxlanılmalı olmayan sənədləri seçib ayırmaq, onların məhv edildiyinə dair müvafiq aktı hazırlamaq;

 

3.0.22.

fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər vəzifələri yerinə yetirmək.

 

4.

Şöbənin hüquqları

 

4.0.

Şöbə öz vəzifələrini yerinə yetirmək üçün aşağıdakı hüquqlara malikdir:

 

4.0.1.

fəaliyyət istiqamətləri üzrə Nazirliyin aparatının struktur bölmələri tərəfindən hazırlanan normativ-hüquqi aktların, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrinə dair təkliflər vermək, Nazirliyə aid sənədlərin əsli ilə düzgünlüyünü təsdiq etmək;

 

4.0.2.

vətəndaşlar tərəfindən Nazirliyə (və ya Nazirliyin rəhbər şəxslərinə) ünvanlanmış və icrası şöbəyə həvalə edilmiş müraciətlərə baxmaq, araşdırmalar aparmaq və bu sahədə Nazirliyin aparatının struktur bölmələrinin və rəhbər şəxslərin iştirakının təmin edilməsi üçün təkliflər vermək;

 

4.0.3.

bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi ilə əlaqədar səlahiyyətləri daxilində Nazirliyin aparatının struktur bölmələrinə, qurumlarına müvafiq qaydada sorğular ünvanlamaq və onlardan müvafiq məlumatları (sənədləri) almaq;

 

4.0.4.

Nazirliyin aparatının struktur bölmələri və qurumları tərəfindən kargüzarlığın aparılması, arxiv işinin təşkili, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin tələblərinin pozulmasını, habelə bu istiqamətlər üzrə onlara verilmiş tapşırıqların, həvalə edilmiş vəzifə və funksiyaların lazımınca icra edilməməsini doğuran səbəb və şəraitin aradan qaldırılmasına dair təkliflər vermək;

 

4.0.5.

fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun rəy vermək, təhlillər və ümumiləşdirmələr aparmaq, analitik materiallar hazırlamaq, müvafiq sahə üzrə tədqiqatlar aparmaq, təkliflər vermək;

 

4.0.6.

fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq dövlət qurumlarına, bələdiyyələrə, fiziki və hüquqi şəxslərə müraciətlərin layihələrini hazırlamaq;

 

4.0.7.

fəaliyyət dairəsinə aid edilmiş məsələlərlə bağlı səlahiyyətləri daxilində Nazirliyi dövlət orqanları, yerli özünüidarəetmə orqanları, hüquqi və fiziki şəxslər qarşısında təmsil etmək;

 

4.0.8.

Nazirlikdə və digər dövlət qurumlarında yaradılmış komissiyalarda, işçi qruplarında, fəaliyyətinə aid məsələlər üzrə keçirilən müxtəlif səviyyəli yerli və beynəlxalq tədbirlərdə Nazirliyi təmsil etmək, onların işində iştirak etmək;

 

4.0.9.

fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun digər dövlətlərin təcrübəsini öyrənmək və bu sahədə fəaliyyətin təkmilləşdirilməsi istiqamətində təkliflər vermək;

 

4.0.10.

müvafiq sahədə mütəxəssislərin hazırlanması və ixtisasının artırılması üçün təkliflər vermək;

 

4.0.11.

fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

 

5.

Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

 

5.1.

Şöbənin strukturu və ştat vahidlərinin sayı nazir tərəfindən təsdiq edilir.

 

5.2.

Şöbəyə nazir tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən şöbə müdiri rəhbərlik edir.

 

5.3.

Şöbə müdiri şöbənin işinin təşkili, şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır.

 

5.4.

Şöbə müdirinin nazir tərəfindən vəzifəyə təyin olunan və vəzifədən azad edilən müavini vardır.

 

5.5.

Şöbə müdirinin müavini şöbə müdiri tərəfindən ona həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır.

 

5.6.

Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada şöbə müdirinin müavini həyata keçirir.

 

5.7.

Şöbənin digər əməkdaşları nazir tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir.

 

5.8.

Şöbə müdiri:

 

5.8.1.

şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

 

5.8.2.

tabeliyində olan əməkdaşlar arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək, icra və xidmət intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir;

 

5.8.3.

şöbəyə həvalə edilmiş vəzifələrin icrasını təmin etmək məqsədilə tərtib edilmiş iş planlarını və digər bu kimi sənədləri imzalayır, habelə iş planında nəzərdə tutulmuş tədbirlərin vaxtında və keyfiyyətlə icra edilməsinə nəzarət edir;

 

5.8.4.

şöbə üzrə Nazirliyin kollegiyasında müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini Nazirliyin rəhbərliyinə təqdim edir, Şöbəyə həvalə edilmiş vəzifələrin vaxtında və lazımi səviyyədə icrasını təmin edir;

 

5.8.5.

şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və intizam tənbehi tədbirləri görülməsi üçün Nazirliyin rəhbərliyinə təqdimatlar verir;

 

5.8.6.

şöbənin vəzifələrini yerinə yetirmək üçün səlahiyyətləri daxilində Nazirliyin aparatının struktur bölmələrindən, qurumlardan zəruri məlumat və sənədləri alır;

 

5.8.7.

şöbə üzrə daxil olan məktub, ərizə, şikayət və təkliflərə qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada baxılmasını təşkil edir;

 

5.8.8.

şöbədə kargüzarlıq işlərinin aparılmasını və məxfilik rejimini təmin edir;

 

5.8.9.

şöbəyə daxil olan sənədləri öyrənir, qeydiyyata alır, onların əsasında nazirə məlumat verir və ya onun yanında baxılmaq üçün təkliflər hazırlayır;

 

5.8.10.

şöbədə nizam-intizam qaydalarını və icra intizamını pozan işçilərin qanunvericiliyə uyğun cəzalandırılması barədə nazirə təqdimat və rəy verir;

 

5.8.11.

rəhbərliyin göstərişinə əsasən Nazirliyin aparatının struktur bölmələrinin işçilərini əmrlərlə, sərəncamlarla və informasiya materialları ilə tanış edir;

 

5.8.12.

Nazirliyin aparatının struktur bölmələrindən, qurumlarından əmr, qərar və sənədlərin icrası haqqında məlumatlar alır və yerlərdə araşdırma aparır;

 

5.8.13.

mütəmadi olaraq tapşırıqların icrasının gedişi haqqında məlumat hazırlayır;

 

5.8.14.

şöbəni təmsil edir.

 

5.9.

Şöbənin əməkdaşları bu Əsasnamənin tələblərinin pozulmasına görə Azərbaycan Respublikası qanunvericiliyi ilə nəzərdə tutulmuş qaydada məsuliyyət daşıyırlar.

 

5.10.

Şöbənin hər bir əməkdaşı ona məlum olan və dövlət sirri, yaxud xidməti sirr təşkil edən məlumatların mühafizə olunmasına görə öz vəzifəsinə və səlahiyyətlərinə uyğun məsuliyyət daşıyırlar.